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作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員來說，能夠?qū)懞猛赓Q(mào)函電是最基本的素質(zhì)能力。但是對于外貿(mào)新手來說，卻又一定的難度。一封得體、規(guī)范的外貿(mào)函電，既能與外商建立和保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系，又可以避免因糾紛而產(chǎn)生的不愉快。外貿(mào)函電不需要使用華麗優(yōu)美的詞句，用簡單樸實的語言準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，能夠和客戶很好的溝通就可以。下面瑞諾就詳細(xì)教你怎樣寫好外貿(mào)函電。
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1、寫外貿(mào)函電要注意禮貌。不僅要盡量使用一些禮貌用語，還要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。
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2、注意外貿(mào)函電的語氣語調(diào)。外貿(mào)函電的目的性可以委婉的通過語氣語調(diào)來表達(dá)出來，這樣對收信人會產(chǎn)生比較合理的感覺影響。
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3、外貿(mào)函電口語化。使用感性的語言，內(nèi)容簡單、自然、人性化，讓我們的信函讀起來熱情友好，就象兩個朋友之間在談話一般。
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4、外貿(mào)函電語言要簡潔。使信函讀起來簡單，清楚，容易理解。盡量使用常見的單詞，避免使用生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞、詞組。
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5、注意外貿(mào)函電的標(biāo)題。這是給對方的第一印象，如果標(biāo)題中不含實際內(nèi)容，看起來象群發(fā)的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。
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6、外貿(mào)函電有針對性。在信頭直接稱呼收件人的名字或在郵件中寫上對方公司的名稱，會讓對方知道這封郵件是專門給他的，從而表示對此的重視。若不能確定收信人的名字，可以使用Dear Sir or Madam一類的稱呼。
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7、外貿(mào)函電信息要精確。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體信息時，盡可能做到精確。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
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8、外貿(mào)函電回復(fù)要迅速及時。這事關(guān)你的訂單的問題，可能你回復(fù)不及時的話，就搶不到先機(jī)而失去商機(jī)。
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如果你的外貿(mào)函電按照上述要求認(rèn)真寫了，一定會對你的業(yè)務(wù)有很大的幫助。
